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La Maison L’Esther, en tant qu’organisme à but non lucratif offrant des services aux femmes et aux enfants victimes de violence conjugale, doit recueillir, consulter, communiquer et utiliser des renseignements personnels qui vous concernent. Ces renseignements ont un caractère confidentiel puisqu’il découle du droit à la vie privée des citoyens.
Les règles de confidentialité qui seront énumérées dans la présente politique vise donc à vous renseigner sur la manière dont La Maison L’Esther traite ces renseignements personnels conformément aux lois en vigueur ainsi que vos droits vis-à-vis ces renseignements. En nous soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les utilisions conformément à cette politique.
Par la nature de notre travail, La Maison L’Esther traite beaucoup de renseignements personnels concernant les personnes qui bénéficient de nos services.
Ces renseignements sont recueillis par les moyens technologiques suivants :
Selon votre demande, les renseignements personnels recueillis sont catégorisés de la façon suivante :
Des renseignements personnels sont recueillis à l’analyse, à l’ouverture d’un dossier et dans le cadre des services rendus par les intervenantes psychosociales de La Maison L’Esther. Il s’agit de renseignements sensibles dont la protection doit être maximale.
Les renseignements personnels recueillis à l’ouverture de dossier peuvent être, selon le service demandé :
Tous ces renseignements sont nécessaires à la tenue d’un service de qualité.
Les membres de La Maison L’Esther s’identifient par leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse postale et électronique. La Maison L’Esther ne conserve que l’information strictement nécessaire au fonctionnement, notamment pour pouvoir contacter le membre, l’identifier et lui permettre de profiter de ses droits.
Dans le cadre d’un processus de recrutement ou d’attribution de contrat, les informations recueillies incluent notamment le nom de la personne qui postule, son curriculum vitae et ses références. Ces informations sont normalement transmises par courrier électronique sur une boîte sécurisée et protégée par mot de passe. L’information nécessaire au processus d’embauche ou d’attribution de contrat est traitée par les personnes strictement requises au processus et les données sont conservées dans un lieu sécurisé tel que défini plus haut.
Dans le cadre d’un.e participation à un projet en tant que bénévoles, les informations recueillies incluent notamment le nom de la personne, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, la profession, les langues maîtrisées, le type de tâche souhaitant être accompli, la façon dont elle peut l’être (distance ou présentiel) ainsi que son curriculum vitae. Ces informations sont normalement transmises par courrier électronique sur une boîte sécurisée et protégée par mot de passe. L’information nécessaire au processus d’embauche ou d’attribution de contrat est traitée par les personnes strictement requises au processus et les données sont conservées dans un lieu sécurisé tel que défini plus haut.
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Vos renseignements personnels peuvent être utilisées à plusieurs fins :
Vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux personnes suivantes :
Lorsqu’applicable, votre consentement est demandé préalablement à une utilisation ou une communication.
Les renseignements personnels sont conservés principalement sur des serveurs situés au Québec.
Lorsque les renseignements personnels doivent être conservés ou communiqués sur un serveur situé à l’extérieur du Québec, La Maison L’Esther a préalablement effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’assurer une protection adéquate des renseignements personnels.
Les renseignements personnels recueillis ne sont conservés que pour la durée obligatoire imposée par la loi, soit sur une période de 5 ans d’inactivité. Après ce moment, ils sont détruits ou totalement anonymisés de façon à empêcher qu’ils ne permettent de vous identifier.
La Maison L’Esther prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des renseignements personnels. Celles-ci incluent :
Vous avez le droit de refuser de fournir des renseignements personnels. Toutefois, il faut comprendre qu’il peut être difficile ou même parfois impossible de fournir les services demandés en l’absence de certains renseignements personnels.
Vous avez le droit de demander d’accéder aux renseignements personnels qui sont recueillis sur vous. Sous réserve du droit applicable et des exceptions législatives, La Maison L’Esther doit vous fournir, dans un format technologique universel, une copie des renseignements personnels détenus à votre sujet. Il est de même pour les proches d’une personne qui seraient légalement autorisés à avoir accès à ces renseignements personnels.
Vous avez le droit de faire corriger des renseignements personnels détenus vous concernant. Pour faciliter la bonne tenue des dossiers, nous vous invitons à nous informer de tout changement à vos renseignements personnels afin que l’on y apporte la modification appropriée.
Vous avez le droit de demander que La Maison L’Esther cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou qu’un hyperlien rattaché à votre nom soit supprimé.
La Maison L’Esther n’utilise présentement pas de technologie d’identification, de localisation ou de profilage, ou de prise de décision basée sur un traitement automatisé. Vous avez le droit d’être informé.e si de telles technologies étaient adoptées par La Maison L’Esther.
La Maison L’Esther met tout en œuvre pour identifier toute situation pouvant être considérée comme un incident de confidentialité. Sauf exceptions législatives, si la situation présente un risque de préjudice sérieux, vous serez avisé.e de la situation.
Pour plus d’informations, contactez la personne responsable de notre politique de protection de la confidentialité à l’adresse courriel suivante : direction@maisonlesther.org
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